Sistema de Gestión de la Calidad según ISO 9001 en una Agencia de Aduana

Las Agencias de Aduana, se dedican conforme a Ley a "prestar servicios a terceros, en toda clase de trámites aduaneros, en las condiciones y con los requisitos que establezcan este Decreto Legislativo y su Reglamento". Esto en buena cuenta es el asesoramiento, realización de trámites y formalidades, cumplimiento de obligaciones legales y entrega de la mercancía, relacionados al “despacho aduanero”.

Los procesos, que lleva adelante todo Agente de Aduana para lograr la nacionalización y el embarque de las mercancías, se denominan Despacho Aduanero y engloba todo el proceso operativo que realiza una Agencia. En el Perú el Despacho Aduanero es el "Cumplimiento del conjunto de formalidades aduaneras necesarias para que las mercancías sean sometidas a un régimen aduanero".
Este servicio es un eslabón principal en la cadena de comercio exterior, sin duda las Agencias de Aduana cumplen una labor sumamente delicada que es el desaduanamiento de la mercadería que ingresa y sale del país, primordialmente importaciones (nacionalizar) y exportaciones (embarcar); siendo en todo esto, el nexo entre el importador/exportador y la aduana, velando por el cumplimiento de leyes y normas de origen y/o destino, cumpliendo un servicio profesional.
Para lograr la eficiencia en el servicio, se debe mejorar y establecer un sistema de Autorevisión y control continuo en las operaciones de la Agencia. Asimismo se deben establecer y cumplir procedimientos correctivos a las desviaciones detectadas en la presentación de los documentos comerciales (Facturas, AWB, BLs, Seguros) y Aduaneros (Declaraciones y sus Anexos).
Dentro de los problemas que podrían presentarse en la prestación del servicio, se pueden mencionar los siguientes:

• Ingresar datos en el sistema con errores
• Retrasos en la ejecución del despacho aduanero por incumplimiento de alguna etapa del proceso: consultas, solicitud de documentos, registros de datos en el sistema, desglose de documentos, revisión, transmisión, impresión, foliado, archivo y autenticación.
• Liquidaciones de Cobranza pagadas por los Agentes de Aduana. L/C por tributos a pagar por el Cliente, el Agente o en la mayoria su personal asume lo que corresponde L/C por Multas.
  
• Correcciones, rectificaciones, reliquidaciones, expedientes y otros a realizarse ante la Aduana.
• Poca o inadecuada inversión en capacitación y formación tanto de Gerencia como del personal, de acuerdo a objetivos previstos.

La implantación de un Sistema de Gestión de la Calidad en una Agencia de Aduana, que coadyuve en el ordenamiento de sus procesos en todo Despacho Aduanero, aportando sobre todo trazabilidad, control y previsibilidad en los procesos. Inicialmente será necesario elaborar la declaración de la empresa respecto a su Misión, Visión y Valores, sin los cualeslos cuales no podemos planificar la inversión necesaria en capacitación y recursos para implementar un Sistema de Gestión de la Calidad. No deben ser elaborados únicamente por la Gerencia General para luego ser anunciados, deben ser el resultado de un trabajo en equipo.
El Despacho Aduanero podrá planificarse claramente con nuevos valores en la organización: resultados cuantificables, optimos, oportunos y sobre todo operaciones rentables. Permitirá finalmente verificar que sus clientes se encuentran satisfechos con el servicio prestado, en consecuencia el Sistema de Gestión de la Calidad según ISO 9001 es muy beneficioso para la organización.

¿LIQUIDADOR, SECTORISTA O AMBOS?

Antes de responder a esta pregunta debemos analizar ambos puestos. Este analisis no pretende ser un tratado sobre el tema pero si nos permite ubicarnos cada uno respecto a sus capacidades y aspiraciones.

Sea cual fuere la tarea que realicemos en nuestro puesto actual, nos situaremos mejor para cual puesto estamos calificados o en cual puesto deberiamos estar, cual sería la mejor opción laboral.

Veamos que cualidades tienen y que hace cada uno por separado:

1. Liquidador, personal capacitado en técnica aduanera (legislación aduanera y tributaria), comercio exterior (Legislación de comercio exterior peruano e internacional), Informatica, Ingles Tecnico y aritmetica. Experiencia en el manejo de programas a nivel de usuario, base de datos e ¡nternet. Funciones, recibe la documentación, la revisa integralmente a medida que la ingresa al sistema (proceso de liquidación), verifica valores, cantidades y su consistencia respecto al regimen aduanero solicitado por el cliente. Imprime los borradores para su autorevisión y finalmente efectúa el teledespacho para obtener la numeración electronica de la aduana.
   
2. Sectorista, de preferencia con estudios universitarios, analista, experiencia previa como liquidador deseable, capacitado tecnicas de atención al cliente, negociación, costos, marketing, Informatica, Internet y estadistica aplicada. Funciones, recibir las instrucciones del cliente, recabar la documentación completa necesaria de acuerdo al regimen, asesorar y/o orientar a los clientes respecto a cada despacho. Canalizar adecuadamente sus solicitudes por cada servicio, tomar nota de sus observaciones y hacer seguimiento a sus reclamos. Responzable de del seguimiento e información al cliente en cada operacion desde la apertura de la orden hasta el cierre operativo (Apertura de orden, proformar, entrega de documentos a produccion, numeracion, proceso aduanero, pagos, levante aduanero, embarque o retiro y facturación)
3. Sectorista - Liquidador, ambas funciones a la vez.